Cómo organizar un evento con éxito. Checklist: qué hacer antes, durante y después de un evento

¿Cómo se lleva a cabo la magia detrás de un evento exitoso? Sumergirse en el mundo de la organización de eventos a través de diferentes pasos capaces de planificar diferentes celebraciones inolvidables supone un reto emocionante. Para ello, es necesario cubrir todos los aspectos importantes, desde definir los objetivos hasta lo que se debe hacer después de que las luces se apaguen.

FASE 1: ANTES DEL EVENTO

1.1. Definición de los objetivos

El primer paso crucial para organizar cualquier evento es establecer los objetivos que se desean alcanzar con su celebración. ¿Qué se quiere lograr con este evento? ¿Se quiere educar, inspirar, generar ventas, crear conciencia de marca? Fijar objetivos claros ayuda a guiar todas las decisiones posteriores.

1.2. Establecer un presupuesto

Determinar la cantidad destinada a gastar en el evento ayuda a tomar decisiones financieras informadas a lo largo del proceso. Para ello, se debe tener en cuenta e incluir gastos como el alquiler del lugar, servicios de catering, personal, decoración, marketing y cualquier otro aspecto relacionado con el acontecimiento.

1.3. Determinar la fecha, hora, duración y lugar del evento

La existencia de diferentes tipos de eventos provoca que la selección del lugar sea una de las decisiones más importantes a tomar. Para la celebración de un evento es imprescindible elegir una fecha y lugar que sea conveniente para el público objetivo y que no coincida con otros eventos importantes.

También es importante buscar un lugar que se ajuste a las necesidades del evento en términos de capacidad, ubicación, instalaciones y ambiente, asegurar que el lugar sea lo suficientemente grande para todo el público y contar con los servicios necesarios (sistemas de sonido, proyectores y conexión a internet). Además, se debe tener en cuenta la accesibilidad y el estacionamiento o proporcionar información sobre las opciones de transporte disponibles y las indicaciones necesarias para llegar al lugar.

1.4. Crear un plan de logística

Para continuar con la organización de un evento, es necesario diseñar un proyecto detallado sobre la logística que requiere, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Medidas de seguridad y primeros auxilios

Es importante identificar y abordar los posibles riesgos a los que la audiencia puede estar expuesta para establecer medidas de seguridad adecuadas. Además, debe existir personal capacitado en primeros auxilios disponible durante todo el evento.

Disposición del mobiliario

Otro de los aspectos relevantes en este punto es verificar que todos los materiales y equipos necesarios estén disponibles y en buen estado. Esto puede incluir folletos, tarjetas de presentación, dispositivos electrónicos, cartelería, etc.

Contratar proveedores de servicios (catering, audiovisual, tecnología)

En primer lugar, se debe identificar los servicios necesarios para el evento, como catering, equipos audiovisuales, servicios de decoración, proveedores tecnológicos o fotografía, por mencionar algunos. Seguidamente, es recomendable investigar sobre los proveedores con los que contactar. Y, por último, contratar aquellos proveedores confiables que cuenten con amplia experiencia y generen máxima confianza para entrar en el equipo que llevará el evento al siguiente nivel.

Entre estos, uno de los que más importancia recoge son los servicios tecnológicos. Dependiendo del tipo de evento, las acreditaciones, el control de accesos o incluso el sistema de pago, pueden ofrecerse a través de un proveedor tecnológico. Para eventos como festivales de música, conciertos o eventos deportivos es recomendable contar con esta opción por el gran volumen de público que se puede esperar. Digitalizar las acreditaciones hará el proceso mucho más rápido, incorporar una tecnología específica para el control de accesos supondrá una entrada al evento más agradable para quienes acudan y contar con un sistema de pago cashless permite recoger una serie de datos muy útiles para un posterior análisis de resultados.

Además, los días previos al evento es positivo llevar a cabo una reunión del equipo junto con las empresas proveedoras para repasar los detalles y asegurarse de que todas las personas trabajadoras están al tanto de las responsabilidades que van a desempeñar y que cualquier pregunta o inquietud quede aclarada a partir de establecer una comunicación fluida.

Formar un equipo organizador

Asignar roles y responsabilidades claras a las personas del equipo ayudará a que todos los aspectos del evento estén cubiertos y respaldados. Esto incluye coordinadores de logística, personal de marketing, equipo de registro, etc.

Actividades de día y horarios

Crear una agenda organizada que incorpore todas las actividades y horarios del evento asegura mantener comprometidas y satisfechas a las personas del público. Debido a esto, es importante asignar suficiente tiempo para cada actividad y dejar margen para posibles imprevistos que puedan originarse. También se debe incluir pausas para que las personas asistentes se relajen y disfruten del evento sin sentirse agobiadas.

Coordinar las actividades según la agenda establecida

Debe existir una coordinación eficientemente sobre las transiciones entre las diferentes actividades para que el conjunto de actividades se lleven a cabo según lo planeado junto a los horarios establecidos.

Realizar pruebas técnicas y de sonido

Antes del evento, es imprescindible comprobar que todos los equipos y sistemas estén funcionando correctamente. Esto incluye proyectores, micrófonos, sistemas de sonido y cualquier otro equipo audiovisual necesario.

Decoración

Es imprescindible elegir un tema o un esquema de colores que se alinee con los objetivos fijados previamente para crear una atmósfera que atraiga a la audiencia. Las decoraciones pueden incluir elementos como banners personalizados, iluminación ambiental y áreas temáticas. Se debe prestar atención a la decoración de cada rincón para mejorar la experiencia del público objetivo.

1.5. Crear un plan de marketing y promoción del evento

Para anunciar y dar a conocer el evento es imprescindible utilizar todos los canales disponibles y diversas estrategias de marketing que lo promocionen. Dentro de este plan es común incluir el uso de redes sociales, marketing por correo electrónico, publicidad pagada, relaciones públicas y colaboraciones con socios o influenciadores relevantes. Además, se deben destacar los beneficios y las experiencias únicas que la audiencia obtendrá al asistir al evento para conseguir generar interés y aumentar la asistencia.

Entre las tácticas que más pueden destacar, se encuentra la creación de invitaciones atractivas y personalizadas para su envío al público más valioso, ya sea promotores, proveedores o personalidades famosas.

FASE 2: DURANTE EL EVENTO

2.1. Supervisar el montaje y la disposición del lugar del evento

A lo largo del evento se debe comprobar que el montaje y la disposición de todos los elementos, como la decoración, los equipos técnicos y las áreas de exposición estén organizados de acuerdo con la visión y planificación establecida previamente. Además, se debe realizar un seguimiento de la coordinación sobre los detalles logísticos.

2.2. Bienvenida a la audiencia

Uno de los momentos más importantes durante el evento es la entrada de la audiencia al recinto donde se celebra el evento. Debido a esto, se recomienda recibirla con una cálida acogida obteniendo información útil, como mapas o programas del evento, para que puedan ubicarse fácilmente por el lugar.

2.3. Gestionar cualquier imprevisto que surja durante el evento

Durante el evento pueden surgir imprevistos a pesar de una planificación cuidadosa. Para ello, es recomendable mantener la calma y tomar decisiones rápidas que resuelvan cualquier problema que pueda surgir, como por ejemplo cambios en el programa, problemas técnicos o cualquier otra eventualidad.

FASE 3: DESPUÉS DEL EVENTO

3.1. Recopilación de comentarios y opiniones de la audiencia

Después del evento, es positivo solicitar al público que comparta sus comentarios y opiniones a través de encuestas o formularios de retroalimentación. Esto ayudará a mejorar futuros eventos y mantener una relación cercana con los asistentes. Además, es muy positivo compartir contenido relacionado con el evento en los canales de comunicación, como fotos o grabaciones de las sesiones.

3.2. Agradecimiento a las empresas proveedoras

Para fidelizar la relación con las personas participantes y empresas proveedoras es importante mostrar un agradecimiento hacia ella por haber contribuido al éxito del evento. Realizar menciones públicas respaldará su apoyo y participación.

3.3. Evaluación sobre los resultados y el cumplimiento de los objetivos

Para medir los resultados que ha obtenido el evento, se deben establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) como número de asistentes, satisfacción de la audiencia, ventas generadas, reconocimiento de marca. Con el análisis de los resultados y su comparación con los objetivos fijados pueden extraerse conclusiones que ayuden a aprender y mejorar para próximos eventos. Por último, es recomendable preparar un informe final con el objetivo de que quede reflejado el proceso y los logros del evento.

Por tanto, organizar un evento exitoso requiere de una planificación cuidadosa y poner el foco de atención en los pequeños detalles. Es necesario recordar que cada evento es único y puede requerir ajustes específicos en función de sus características y objetivos. Para ello, puede tomarse como referencia esta checklist como una guía general que ayude a adaptar los pasos según las necesidades y circunstancias particulares del evento. ¡Buena suerte en la organización de un evento!