Cómo organizar una feria comercial

Las ferias comerciales son una gran oportunidad de negocio y de expandir y dar a conocer nuevos productos y pequeñas empresas que están empezando. Son uno de los eventos más valorados por empresas y empresarios. Estas ferias comerciales tienen como función la promoción de servicios y productos, además de conocer las nuevas tendencias del sector o conocer más de cerca a los competidores.

Otro de los puntos fuertes de estos eventos corporativos es el fuerte networking que puedes hacer con otros profesionales del sector, la red de contactos es muy importante en estos aspectos. Se trata de una especie de mercados donde se desarrolla la vida profesional y comercial concentrada en un recinto. Para la industria emprendedora son muy importantes y habituales, por tanto, desde CASFID te vamos a dar algunos consejos para organizar tu propia feria comercial y que sea un éxito.

Consejos para realizar una feria comercial exitosa

Objetivos y planificación

Lo primero es lo primero, la casa nunca se empieza por el tejado. Para empezar a organizar la feria comercial es necesario establecer unos objetivos principales. Es primordial plantear la estrategia que se llevará a cabo durante la feria. Hay que pensarse cosas como el mensaje que quieres transmitir, la cartera de clientes, definir el presupuesto, establecer listas con las necesidades materiales y humanas… Cuanto más claros y definidos sean los objetivos, la planificación será mucho más productiva. Al final, es lo que marca el inicio del evento.

Dentro de este punto, es de especial importancia planificar el presupuesto de la feria. Crea una lista con todo lo que necesites, desde material, personal, localización hasta los patrocinadores y, así, calcular y presentar lo que se requiera. Los objetivos y la planificación del evento son necesarios para empezar, no se puede hacer un evento corporativo sin antes haber empezado por este paso.

Fechas y lugar

La fecha y lugar donde se va a celebrar el evento son dos aspectos que no pueden pasar desapercibidos a la hora de organizar una feria comercial. Pueden parecer insignificante, pero son esenciales para garantizar el éxito. Hay que tener en cuenta que la fecha no caiga con alguna festividad importante nacional o en la comunidad o ciudad en la que hagas tu evento, o evitando que coincida con otros eventos que puedan disminuir tu público. Las horas también son importantes, ya que hay que tener en cuenta cuáles son aquellas que garanticen que el público objetivo acuda.

Y, otro de los aspectos que hay que tener especialmente en cuenta es la localización. Busca un lugar o un espacio que sepas que tiene todas las características que busques para tu evento: buena iluminación, una estética que concuerde, adaptado, que acepte el aforo que consideres…. Son aspectos primordiales para asegurarte una feria comercial de éxito.

Experiencia del usuario

El público y los asistentes son los principales objetivos de la feria comercial, sin ellos no se podría hacer. Uno de los puntos esenciales a la hora de organizar un evento de esta escala es garantizar una buena experiencia. No hay evento posible sin que la gente vaya a disfrutarlo. Hoy en día, un buen aliado para esto es la tecnología y la digitalización.

La tecnología te puede ayudar en gran medida a que la estancia de tu público sea lo más cómoda y satisfactoria posible, desde participación mediante encuestas, mesas redondas con debates y rondas de discusión hasta gamificación. También, para priorizar la experiencia del usuario, se puede utilizar la tecnología de organización de eventos como las pulseras inteligentes, para compras fáciles sin necesidad de efectivo, control de aforo, para ofrecer un evento seguro, y el control de accesos, para acceder al recinto de una manera rápida y sin esperas. Una experiencia personalizada y cómoda fidelizará al usuario y acudirá en próximas ediciones.

Plan de marketing y comunicación

La comunicación es un aspecto clave en la organización de ferias o eventos comerciales. Si el público objetivo no conoce que el evento existe no asistirá. Pero eso es tan importante la promoción y la comunicación de la feria, ya que conseguirás llegar a más usuarios. Por tanto, es imprescindible crear un plan de comunicación, una estrategia a seguir para logar que la visibilidad de la feria aumente. Esta estrategia viaja entre las redes sociales, imprescindibles en la época actual porque es donde encontrarás a la mayoría de tu público, los motores de búsqueda como Google con un buen posicionamiento SEO hasta la publicidad más tradicional que conocemos: en papel.

La prensa y la publicidad tradicional sigue siendo un recurso clave para dar a conocer tu feria. Por eso, la comunicación vía notas de prensa en medios de comunicación y hacer campañas de publicidad hará que alcances a un sector mucho más grandes y objetivo. Cuanto más conozcan tu evento, más éxito tendrá.

Seguimiento en tiempo real de la feria y valoraciones tras ella

Pero esto no acaba aquí, aunque la feria esté ya en marcha es muy importante que hagas un seguimiento en tiempo real de lo que está ocurriendo. Asegurarse de que todo va como la seda y de que la feria es un éxito es vital para la organización, ya que si ocurre cualquier imprevisto sabrás actuar lo antes posible. En este aspecto, siempre va bien un plan B por si acaso.

Además de la supervisión del evento mientras se celebra, también es necesario hacer una valoración de la feria al final de ella. ¿Se han cumplido los objetivos? ¿qué cosas se podrían mejorar? ¿a la gente le ha gustado? Son algunas de las preguntas que hay que hacerse para valorar el éxito y saber que cambiar o que no. La autovaloración es muy importante para que en próximas ediciones mejore lo que no triunfa o se mantenga lo que sí.